Tenta Projektledning Imd13

Front 1

Beskriv ”Idékedjan” 6p

Back 1

-Idé (Alla projekt tar form från en idé som ska genomföras.)

*- Kravspecifikation (Vad säger jag som beställare JA till) skriftligt. ej muntlig

-Offertförfrågan

*-Projektdefinition (HUR) Ansvaret för detta ligger alltid hos projektledaren, ska alltid vara skriftlig.

-Offert, kan ha en förhandling tills man är överens

*-Sedan skrivs Avtal mellan beställare och projektledaren, måste vara skriftligt

* = MÅSTE-dokument

Front 2

Vilka är de tre ”Projektskurkarna”? 3p

Back 2

-Brister i idékedjan (Man startar ett projekt utan att veta vad man vill åstadkomma, planeringen får inte ta någon tid, t.ex. ingen projektdefinition eller kravspec.)

- Felaktig ändringshantering (man säger ”den här lilla ändringen är bara att göra” utan att tänka på vad man kommit överens om.
Överenskommelsen är baserad på tid, kostnad, funktionalitet och kvalitet, om man vill ändra nån av dessa parametrar kommer minst en till att påverkas)

- Dålig resursbokning (att inte ha kontroll över sina interna resurser. Det är viktigt att vara tydlig med vad man behöver för resurser och i vilken omfattning.)

Front 3

Vilket ”checkord” används för att se att målen är tydliga? Förklara. 2p

Back 3

T - Tidsrelaterade (Man vill ha DATUM. Inte ”hösten” osv.)

R - Resultatorienterade (Det ska framgå vad vi ska leverera)

U - Uppnåbara mål (Vi ska alltid veta att det går att uppnå målen)

M - Mätbara mål (Hur vet jag att det är levererat? hur mäter vi det?)

F - Fullt specificerade (Om TRUM är klara, finns det nåt mer att nämna? ”Enligt kravspec”)

A - Accepterade av medarbetarna (Ser dom samma mål? = bra fungerande grupp)

Front 4

Vad är och gör styrgruppen?

Back 4

FATTAR BESLUT UTÖVER AVTAL

- ”Vi har en plan, Men av olika anledningar håller den inte, Hur gör vi nu?"

- Ofta beställare + projektledare, 2-5 personer. Men besluten görs av B + PL. Liten, effektiv verkar bäst för projektet.

- Styrgruppen träffas initialt 1 gång i månaden, max 1h. Gärna fast tid varje månad. Beslutsmöten. Efterföljs med protokoll som PL skriver.

Front 5

Vad är och gör en projektledare?

Back 5

- Spindeln i nätet. Administration.

- Skapar förutsättningar för utförarna. (WBS-aktiviteterna)

- Har alltid det yttersta ansvaret. Misslyckas Kalle har ni gjort något fel, kanske inte följt upp osv.

- I stora projekt kan man ha en biträdande projektledare (Stab kallas denna ”ruta” i kartan)

- Bör veta tillräckligt mycket om ”det som ska levereras” (t.ex. programmering om det handlar om att leverera en hemsida) för att kunna ifrågasätta arbetet. Kan jag ingenting om programmering kan jag jobba som mentor, men inte projektledare. Behöver en egen känsla över tidplan osv också. Man ska inte heller vara specialist för då finns risken att man grottar ner sig i det man kan och glömmer ”projektledar-biten”. ALLMÄNKUNSKAP är bäst.

Front 6

När används en delprojektledare?

Back 6

I större projekt. I mindre projekt har man bara ”ansvarsområden”. Delprojektledaren jobbar på delegation från projektledaren.

Front 7

Vad är en referensgrupp och vad gör den?

Back 7

- Sakkunniga rådgivare

- Bollplank, ingenting annat.

- När utförarna stöter på ett problem så kan de bolla med mer erfarna.

- Kan också sitta en erfaren projektledare som en mentor till projektledaren. Fungerar som ett bollplank, men projektledaren väljer om han/hon vill följa råden eller inte.

- Inga beslut fattas, man ger bara RÅD.

- Referensgruppen har aldrig egna möten, träffar bara utförarna och PL. ”Referensgruppen träffar andra”. Man ska inte ha en referensgrupp ”bara för att”, det ska fylla en funktion. Ibland tekniska specialister ibland annat…

Front 8

Vad kan kvalitetssäkras? och vem/vilka gör detta?

Back 8

- Projektet, produkten och arbetsformen kan kvalitetssäkras.

- Projektet: Handlar om att man har en erfaren projektledare som tar tempen på projektet.

Produkten: Kodgranskning osv…

- Kvalitetssäkringsgruppen (finns ibland) gör detta.

Front 9

Vad är skillnaden mellan ”kravspec.” och ”projektdef.”? 4p

Back 9

Kravspec. svarar på beställarens VAD, projektdefinition är projektledarens HUR.

Front 10

Vad heter metoden som används för att identifiera aktiviteter? 1p

Back 10

Work Breakdown Structure, WBS.

Front 11

Vilka regler finns för WBS-metoden? 6p

Back 11

1. Skriv i verbform
2. Bryt ner aktiviteter tills ni känner er trygga
3. Ingen aktivitet på lägsta nivå skall vara längre än 10 dagar

(4. Inga aktiviteter får vara kortare än 2 timmar)

Front 12

Vilka är de olika stegen i en riskanalys? 4p

Back 12

1. Idenfiera riskerna
2. Värdera dessa risker i matrisen
3. Prioritera vilka som skall åtgärdas
- Göra något nu
4. Ta fram reservplaner - Tänk nu, för att göra något senare

Front 13

Beskriv rutinen för ändringar 6p

Back 13

1. Formulera ändringsförslaget
- Vad skall ändras?- Varför? - När skall det vara klart? - Vem kommer med förslaget?

2. Skicka ändringsförslaget till projektledaren

3. Projektledaren ansvarar för konsekvensbedömning- Vad kommer ändringen att kosta? - Hur lång tid kommer det ta att genomföra? - Påverkas projektets slutdatum?

4. Ändringsförslaget med konsekvensbedömning tas upp i styrgruppen som fattar beslut om huruvida ändringen skall genomföras eller ej

5. Styrgruppprotokollet bekräftar beslutet

Front 14

Vad är skillnaden mellan ”funktionell roll” och ”teamroll” enligt Belbin? 4p

Back 14

Teamrollen = hur individer verkar i grupp, t.ex. shaper, plant

Funktionella rollen = yrket som individen har

Front 15

Ge tre exempel på teamroller enligt Belbin 3p

Back 15

Plant/Idéspruta - Kan se utanför ramarna, se nytt.

Resource investigator / Resursskapare - Bra kontaktnät utanför gruppen

Implementor - GÖR sakerna

Coordinator/Koordinerare - Fokuserad på att lyckas.

Front 16

När kan man använda sig av Johari fönster? 1p

Back 16

För att utveckla människor i en grupp. Det gör gruppen mer effektiv och öppenheten ökar.

Front 17

I vilken fas skrivs avtalet och projektdefinitionen?

Back 17

Planerandefasen.

Front 18

I vilken fas skrivs tidplanen? och när i fasen?

Back 18

I slutet av planerandefasen.

Front 19

I vilken fas skrivs kravspecen?

Back 19

Initierande fasen.

Front 20

Vilka tre olika typer av riskanalys har vi? 3p

Back 20

Man gör olika riskanalyser i projektets tre första faset.

- I den initierande fasen gör man en strategisk riskanalys till beställaren med kravspec som underlag.

- I den planerande fasen gör man en projektförberedande riskanalys i projektgruppen med projektdefinitionen som underlag.

- I den genomförande fasen gör man återkommande riskanalyser (ifall projektet överstiger 3 kalendermånader) med tidigare riskanalyser som underlag.

Front 21

Vilka parametrar skall bedömas i en riskanalys? 2p

Back 21

Sannorlikhet och Påverkan.

Front 22

Beskriv en kommunikationsmodell 4p

Back 22

Avsändare → kanal → mottagare

Det som kommuniceras från avsändaren till mottagaren kan förvrängas pga brus.

Det tolkas dessutom av mottagaren (sk. filter).

Front 23

Rita och beskriv ”Johari fönster” 5p

Back 23

Front 24

Rita upp och förklara en traditionell projektorganisation 12p

Back 24

Front 25

Rita upp och förklara min projektmodell 7p

Back 25

Front 26

Hur skall ett projekt avslutas? 4p

Back 26

- Man skall planera in avslutningen i planerandefasen. Hur, var och vilka ska vara med?

- Hinner man inte klart till avlut så hamnar det sista på en "Restlista"

- Avslutning skall vara en rubrik i projektdefinitionen.

Formalia:
- Ta det formella beslutet i styrgruppen med eventuell restlista.
- Informera alla berörda (intressenter)
- Upplös projektorganisationen
- Stäng projektkontona. Medarbetarna på den eventuella restlistan får dock belasta projektets konton.

- Lämna över till beställare, inte bara en fest utan också en professionellt avslutande del.

- Utvärdering.

Front 27

Hur går en utvärdering av ett projekt till?

Back 27

- Görs för att ta reda på vad man kan göra bättre i framtiden

- Tar ca. 1-2 dagar

- 5 - 15 personer. Olika typer av funktionella roller och teamroller.

- Projektledaren leder utvärderingen

- Fastställ i planerande fas hur, när, var.

- Dela in i grupper och skriv på post-its vad som vi gjort bra respektive mindre bra.

- Dela upp positiv och negativ i rubriker med underrubriker.

- Skriv ner allt i ordbehandlare (Skrivs en utvärderingsrapport)

- Samlas igen för kontroll av dokument

- Skicka dokumentet till PUA - Projektutvärderingsansvarig. (Utsedd person i den egna linjeorganisationen)

Front 28

Vad är ”PUA”? 2p

Back 28

PUA - Projektutvärderingsansvarig. (Utsedd person i den egna linjeorganisationen)

- Noterar start- och slutdatum för projekt.

- Stämmer av att projektet följer tidplanerna

- Påminner projektledaren om att utvärderingsrapporten skall tas fram och skickas till PUA

Tar in och analyserar resultatet av rapporten och redovisar för organisationen efter alla slutförda projekt.