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72 Cards in this Set
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Definition Prozess
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Eine Vielzahl von Aufgaben, die von Menschen und/oder Maschinen bestimmte Inputs in einer vorgegebenen Abfolge zu Outputs verarbeiten und dabei durch den Einsatz von Informationssystemen unterstützt werden. Man nennt diese Aufgabenfolge auch eine Aufgabenkette.
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Wozu dient ein Prozess?
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Einen Wert für Kunden zu schaffen. Die Wertschöpfung ergibt sich aus der Summe der Teilleistungen, die im Rahmen eines solchen Prozesses erbracht werden.
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Was verrsteht man unter Prozessorganisation?
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Die Summe aller Prozesse
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Welches sind die Kernelemente eines Prozesses?
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Kundenanforderung -> Input (Objekt) -> Aufgabefolge ->Output (Objekt) -> Kunde
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Wie nennt man den Input auch noch?
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Objekt, Trigger oder Auslöser
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Wann ist ein Prozess wertschöpfend?
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Wenn er die Anforderungen des Kunden in zufriedenstellenem Ausmass erfüllt.
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Was versteht man unter Verrichtungsfolgen?
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Welche Verrichtungen sind für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich, und in welcher Reihenfolge müssen sie angeordent werden.
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Wie nennt man Verrichtungsfolgen auch noch?
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Stückprozess
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Was versteht man unter Objektfolgen?
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In welcher Reihenfolge sollen verschiedene Inputs bearbeitet werden?
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Was wird bei der Prozessbeschreibung definiert?
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Die einzelenen Aufgaben innerhalb eines Prozesses und deren fachlich korrekte Abfolge.
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Welche Informationen sind für eine Prozessbeschreibung notwendig?
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Der Input (der Auslöser) der Aufgabe, die für die Erfüllung der Aufgabe notwendigen Tätigkeiteen (Verrichtungen) und der Output (das Ergebnis) der Aufgabe.
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Beispiel einer Prozessbeschreibung "Artikel bestellen"
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to follow!:)
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Aus was bestehen selbst die kompliziertesten Prozesse?
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Aus einer Kombination von sechs logischen Folgebeziehungen.
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Wie werden die Folgebeziehungen auch noch genannt?
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Grundformen der Prozessorganisation
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Was versteht man unter Folgebeziehungen?
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Unverzweigte Folgebeziehung = Kette
Verzweigte Folgebeziehung: - UND-Verzweigung - UND-Verknüpfung - ODER-Verzweigung - ODER-Verknüpfung - ODER-Rückkopplung |
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Darstellung einer Kette:
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to follow
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Übersicht über verzweigte Abläufe:
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Bild to follow (Seite 69)
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Symbole für die Modellierung von Prozessen:
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Siehe Seite 70 - Bild folgt
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Beispiel Prozessmodell für "Artikel bestellen"
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Bild Seite 71 folgt
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Was versteht man unter Prozesshierarchiediagramm?
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Siehe Seite 72 - Bild folgt
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Nennen Sie Beipiele von Schnittstellenproblemen:
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- Mangelnde Abstimmung über Verantwortlichkeit
- Konflikte (Ressort, Motiv, Ressourcen + Verteilungskonflikte) - Kommunikationsprobleme (fehlende od. falsche Information) - Verlängerung der Durchlaufzeiten aufgrand "gestörter" Material- und Informationsflüssen - Reibungsverluste aufgrnd unterschiedlicher Ziel- und Erfolgskriterien - Unterschiedliche Art der Informatik-Unterstützung, Medienbrüche |
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Welche Fragen ergeben sich bei der Analyse der Schnittstelle:
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- Welche organisatorische Einheiten arbeiten im Rahmen eines Prozesses zusammen?
- Wo werden Informationen über eine organisatorische Schnittstelle ausgetauscht (E-Mail, Formular, Telefon) od. Mithilfe einer teschnischen Schnittstelle (zwischen verschiedenen Informatiklösungen)`? - Welche Informationen werden zwischen diesen Schnittstellen ausgetauscht? |
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Was versteht man unter Sachmittelbeschreibung? (Artikel bestellen)
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Bild folgt von Seite 73
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Was versteht man unter Informationsspezifikation?
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Es werden alle Informationen ermittelt, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt werden. Es stellen sich folgende Fragen:
- Welche Infos werden genau benötigt? - Wie müssen diese Infos aufbereitet sein? - In welchen Systemen enthalten? - Wie schnell müssen die Informationen verfügbar sein? - Wie aktuell? - Wie häufig wird auf die Information zugegriffen? |
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Informationsbedarf - Beispeil
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siehe Seite 74 - Bild folgt
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Schritte in einer Prozessorganisation und ihre Merkmale:
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Bild folgt von Seite 82
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Mit was müssen die Prozesse im Einklang sein?
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Mit der Unternehmensstrategie und den daraus abgeleiteten Zielen stehen und konsequent umgesetzt werden
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Wann spricht man von Geschäftsprozessmanagment?
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Wenn es sich um bereichsübergreifende Prozesse handelt.
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Definition Geschäftsprozesse:
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Geschäftsprozesse sind durch die Bündelung und die strukturierte Reihenfolge von funktionsübergreifende Aktivitäten mit einem Anhang und einem Ende sowie klar defnierten Inputs und Outputs gekennzeichnet.
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Welche Aussagen lassen sich zum Geschäftsprozess machen?
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- mehrere Aufgaben
- Wettbewerbsposition - Wertschöpfung - mehrere Organisationseinheiten (Nähere Definition folgt in den nächsten Karten) |
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mehrere Aufgaben:
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Ein Geschäftsprozess beinhaltet mehrere Aufgaben, die einen festgelegten Beginn und ein festgelegte Ende haben sowie in einer festgelegten Ablauffolge ausgeführt werden. Eine Aufgabe kann sich aus verschiedenen Aktivitäten zusammensetzen
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Wettbewerbsposition
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Ein Geschäftsprozess beeinflusst die Wettbewerbsposition eines U langfristig und nachhaltig
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Wertschöpfung
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Die Wertschöpfung eines Geschäftsprozesses besteht darin, dass Inputs mittels Einsatz von Arbeitsleistungen zu Outputs mit höherem Wert umgeformt und an externe oder interne Empfänger (Prozesskunden) ausgeliefert werden
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Mehrere Organisationseinheiten
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An einem Geschäftsprozess können mehrere Organisationseinheiten beteiligt sein
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Durch mehrere Merkmale und Begriffe lässt sich ein Geschäftsprozess charakterisieren
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Bild Seite 75
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Nenne die 5 Ziele der prozessorientierten Organisation
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- Kundenorientierung
- Konzentration auf die Wertschöpfung - Effektivität der Prozesse - Effizienz der Prozesse - Schnittstellenminimierung |
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Kundenorientierung
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Kundenzufriedenheit gilt als Massstab für die Planung + Steuerung eines Prozesses
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Konzentration auf die Wertschöpfung
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Wertschöpfung bedeutet nicht nur, dass das Prozessergebnis (Output) für einen Kunden einen Wert darstellt. Vielmehr muss jede Aufgabe wertschöpfend sein, die zu diesem Ergebnis führt! Daher steht hinter jeder geplanten Aufgabe die Frage: Wäre der Kunde bereit dafür zu zahlen?
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Effektivität der Prozesse:
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Effektivität steht für die Aussensicht der Prozesse: Sie beantwortet die folgenden Fragen:
- Wird das gewünschte Ergebnis erzielt? - Entsprechen die Leistungen den Erwartungen des Kunden? |
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Effizienz der Prozesse
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Innensicht der Prozesse!
Werden zur Ergebniserreichung die Ressourcen optimal eingesetzt? (Effizienz = etwas richtig tun) |
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Massnahmen zur Unterstützung der Effizienz
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Bild Seite 76
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Im Zusammenhang mit der Reorganisation von Prozessen gilt es zunächst die grundsätzliche Frage nach dem Handlungsbedarf zu bantworten:
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Geht es darum, die bestehenden Prozesse zu optimieren, oder sind die Prozesse völlig neu zu gestalten?
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Nenne 2 Ansätze der prozessorientierten Reorganisation
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- Geschäftsprozess-Optimierung (GPO)
- Business Process Reengineering (BPR) |
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Erklären Sie den Ansatz Geschäftsprozess-Optimierung:
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- Permanente Verbesserung der bestehenden Prozesse
- Bekannte Ansätze: Kaizen, Lean Mgm, TQM (Total Quality MGM), Organisationsentwicklung und Benchmarking - Bottom-up-Ansatz |
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Erklären Sie den Ansatz Business Process Reengineering:
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- Neugestaltung der Prozesser, radikaler Umbruch
- Basiert auf dem Business Reengineering - Top-down Ansatz |
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Welches ist die Vorraussetzung für die Durchführung von Optimierungsmassnahmen beim GPO?
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Dass im Unternehmen bereits Prozesse definiert sind!
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Was versteht man unter Bottom-up-Optimierung?
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Verbesserungen werden von den unteren Hierarchiestufen ausgelöst und gesteuert. Sie verlaufen von unten nach oben (Unteres MGM > mittleres MGM > Topmgm)
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Was ist der Ausgangspunkt einer Geschäftsprozess-Optimierung?
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Die bestehenden Abläufe; diese werden auf Schwachstellen untersucht und schrittweise optimiert. Bestehende Stärken werden genutzt und schrittweise ausgebaut.
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Welche Zielsetzungen verfolgt das betriebliche Vorschlagwesen:
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- Verantwortliches Mitdenekn möglichst vieler MA
- Verbesserung der Zusammenarbeit - Optimierung der Arbeitsprozesse und -ergebnisse - Motivation der MA durch grössere Selbstständigkeit und Honorierung von Vorschlägen |
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Nennen Sie und beschreiben Sie 5 MGM Systeme:
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Bild Seite 79
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Was versteht man unter Business Process Reenginieering (BPR):
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Darunter versteht man einen viel radikaleren Verbesserungsansatz als die Geschäftsprozess-Optimierungsansätze, nämlich die Organisation eines Unternehmens von Grund auf und ohne Rücksichtnahme auf bisherige Prozesse völlig neu zu entwerfen.
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Welches ist das Hauptziel von BPR?
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Die Wünsche interner und externer Kunden auf effektive und effiziente Weise zu befriedigen und somit die Wettbewerbsfähigkeit des UN zu verbessern
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Welches ist der Grundsatz von BPR?
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Structure follows process follows strategy
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Was versteht man unter TOP-down-Optimierung?
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Weil das BPR radikale Veränderungen nach sich zieht, kann er nur von der UN-Spitze wirksam initiert und umgesetzt werden. Die Beteiligung des obersten MGM ist also zwingend. Die konzeptionelle Vorgehensweise erforder deshalb einen Top-down-Ansatz
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Welches sind die Schwächen und Risiken von BPR?
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- Hoher Umsetzungsaufwand aufgrund völlig neuer Strukturen
- Hohes Umsetzungsrisiko, da nicht auf bestehenden Strukturen aufgebaut, sondern Neuland betreten wird -Grosses Konfliktpotenzial, weil die Machtstrukturen verändert werden und tiefgreifende Veränderungen bei den betroffenen Personen Ängste auslösen - Hohes Erfolgsrisiko, weil den enormen Reorganisationskosten ein nur schwer abschätzbarer Nutzen (Leistungs- und Kostenvorteile) gegenüberstehen |
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Welches sind die Vorteile von GPO?
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-Prozessfähigkeit und Beherrschung wird entwickelt
- Wissen und Erfahrung kann integriert werden - Die MA werden einbezogen (Motivation) - Die Massnahmen können überprüft und optimiert werden |
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Welches sind die Vorteile von BPR?
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- Innovative Lösungen da nicht auf vielen Vorgaben aufbauend und optimal und effizient auf Kundenanforderungen ausrichten
- Schnelle Konzeptfindung, schnelle Umsetzung überwindet organisatorische Hemmnisse - Optimal Integration einer EDV Lösung, da diese mit dem neuen Prozessdesign aufgebaut werden kann |
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Welches sind die Nachteile des GPO?
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- Zeitfaktor, wenn Veränderungen in kürze nötig sind
- bei gravierenden komlexen Problemsituationen sind die eingespielten Verhaltensmuster oft hinderlich - keine grossen Veränderungssprünge in Bezug auf Qualität, Kosten, Kundenzufriedenheit möglcih |
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Welches sind die Nachteile des BPR?
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- Bindet sehr viele Personalressourcen
- Verlangt eine hohe Koordination zwischen allen Beteiligten und laufenden operativen Geschäften - Erfolgsrisiko ist sehr hoch (Zeitdruck->nicht schaffen eines stabilen Prozesses und Qualität für die Kunden in geforderter Zeit, Übergang alt zu neu ist oft schwierig, Fähigkeiten der Beteiligten zum Umdenken, Widerstand der Beteiligten und Commitment) |
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Welches sind die gemeinsamen Ziele der Modelle und Managementsysteme?
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- kontinuierliche Qualitätsverbesserung in kleinen Schritten
- Prozessorientierung - Unterstützung der Strategischen Ziele - Kosten- und Wertschöpfungsoptimierung - Kundenfokus im Mittelpunkt |
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Welches sind die Gründe einer Prozessorganisation?
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- Höhere Marktdynamik erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
- intensivere Fokussierung der Kunden und kundenspezifische Angebote |
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Schnittstellen beeinflussen 3 Steuerungsdimensionen, nennen Sie diese:
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Zeit:
- lange Durchlaufzeiten - nicht wertschöpfende Tätigkeiten - verlängerte Entscheidungsprozess, Kommunikationsstörungen - Doppelarbeit, Liegezeit etc. Kosten/Preis: - hohe Kosten aufgrund o.g. Gründe, Qualitätskosten Qualität: - Qualitätseinbussen durch externe Schnittstelle - unterschiedliche Qualitätsauffassungen der MA |
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Übergabebdingungen bei der Prozess Schnittstelle (7W-Matrix)
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siehe Blatt Block 4 Folie 15
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Was versteht man unter inkrementell?
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stufenweise
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Unterschiede von GPO und BPR?
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Seite Übersicht Prozessoptimierung (tabelle)
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Welches sind die Konsequenzen/Auswirkungen vom GPO?
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- Dauert länger als BPR
- Vertrauen / Unsicherheit für die Führung |
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Welches sind die Erfolgsfaktoren vom BPR?
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- radikal vom Kunden her denekn und organisieren
- Schlüsselprozesse indentifizieren, remormieren und optimieren - Firma um die Prozesse herum organisieren - nur einen Teilbereich umorgansisieren ist nicht möglich, es gibt keine Tabus - Leadership statt bloss MGM - ständiges Evaluieren auch der neu gewonnen Erkenntnisse - Kombinationen von hard- und soft-fact-orientierten Prozessen |
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Nennen Sie Beispiele die zu einer Prozessoptimierung führen?
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- Durchlaufzeiten verringern
- Optimaler Einsatz der Betriebsmittel - Überproduktion vermeiden - Prozessvarianten definieren - Bestände abbauen (ineffiziente Auftrgasverteilung, sammeln von Aufträgen, Ständige Eilaufträge etc.) - Unnötige Transporte vermeiden - Tätigkeiten zusammenfassen - Selbstkontrolle statt Kontrolle (Verantwortung der Kontrolle möglichst an den Ausführenden) - Arbeitsbedingungen verbessern - Parallele Teilprozesse (Schnittstellen neu verhandeln und festlegen etc) |
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Wie gehen Sie bei einer Prozessoptimierung vor?
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1. Problem auswählen (Prozessproblem identifizieren, gewichten und auswählen)
2. Problem analysieren (Ursachen analysieren, Ziele setzen) 3. Lösung suchen umsetzen 4. Wirkung prüfen (Zielerreichung prüfen 5. Standardisieren (Lösung als Standard einführen) PLAN - DO - CHECK - ACT |
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Was verstehen Sie unter KVP?
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Kontinuierlicher Verbesserungsplan
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Wie könnte eine Prozesshierarchie auch noch aussehen?
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Folie 16
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Wie könnte eine Analyse eines Ablaufs aussehen?
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Folie 21
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