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47 Cards in this Set
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Entende-se por protocolo o setor encarregado de prestar serviços de: |
Receber, registrar, distribuir e controlar a tramitação de documentos.
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As atividades dos arquivos correntes podem ser distribuídas em cinco setores distintos. O recebimento e a classificação, o registro e a movimentação fazem parte do setor de: |
Protocolo |
Sem sugestão |
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Tipo de correspondência externa. |
Os ofícios correspondem a um tipo de correspondência externa. |
Sem sugestão |
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O sistema que converte os endereços numéricos... |
DNS |
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O controle da tramitação dos documentos pelos vários setores de uma organização é uma atividade de... |
Protocolo. |
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Um documento deverá ser arquivado após ter sido classificado e tramitado. O exame do documento exige que se verifique se ele deve realmente ser arquivado, se possui anexo(s) e se a classificação a ele atribuída será mantida ou alterada. Esses procedimentos fazem parte da operação de... |
Inspeção |
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Atividade exercida no âmbito dos arquivos correntes. |
O recebimento e a classificação incluem-se entre as rotinas do protocolo. |
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Os documentos de arquivo produzidos devem obrigatoriamente ser registrados nos sistemas de protocolo; esse procedimento, contudo, não se aplica aos documentos recebidos, que, conforme a origem, podem não estar sujeitos a registro. Certo ou Errado? |
Errado. |
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O que acontece com as peças de um processo? |
As peças de um processo devem ser numeradas e rubricadas. |
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A expedição de documentos é uma atividade exercida exclusivamente... |
Pelo protocolo. |
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Há exceções para documentos recebidos por uma organização pública ao ser registrados no setor de protocolo. Como exemplo para as correspondências (cartas, ofícios, avisos).? |
Não. Os documentos recebidos por uma organização pública devem ser registrados no setor de protocolo. Sem exceção para as correspondências (cartas, ofícios, avisos). |
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Que tipo de juntada constitui peça única? |
Juntada por anexação |
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Que tipo de juntada é provisória? |
Juntada por apensação |
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Renumera as folhas |
Juntada por anexação |
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Mantém a numeração |
Juntada por apensação |
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Apensar a um artigo mais antigo |
Juntada por apensação |
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O valor primário dos documentos no arquivo intermediário é crescente? |
Decrescente. |
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As três fases básicas da gestão de documentos... |
Produção, utilização e destinação. |
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Não tem gestão na fase |
Permanente. (Só corrente e intermediária) |
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No processo de avaliação, o instrumento que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos chama-se: |
Tabela de temporalidade. |
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Arranjo é o processo que, na organização de arquivos permanentes, consiste... |
Na ordenação de documentos. |
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De acordo com a terminologia sobre arquivos, arranjo é o termo equivalente a |
Classificação |
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Classificação no protocolo, refere-se quanto... |
Ao nível de sigilo.
(Ostensivo, ordinário, sigiloso, secreto, ultra secreto...) |
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Instrumentos utilizados no processo de classificação de documentos: |
1. Plano de classificação 2. Quadro de arranjos. |
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Para que é utilizado o Plano de classificação?
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Para arquivos correntes e intermediários |
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Quadro de arranjos... utilidade. |
Utilizado para arquivos permanentes |
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Consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento. |
Codificação |
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Rotinas correspondentes às operações de classificação: |
... |
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Rotinas correspondentes às operações de classificação: |
1. Receber o documento para classificação.
2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o secundário, de acordo com seu conteúdo.
3. Localizar o assunto no código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o incide, quando necessário.
4. Anotar o código na primeira folha do documento.
5. Preencher a folha de referência para os assuntos secundários. |
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os documentos podem ser classificados em: |
Públicos e arquivos privados |
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Arquivos públicos |
são aqueles produzidos por instituições públicas nas esferas federal, estadual e municipal. Também são considerados públicos os arquivos acumulados por empresas privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. |
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Arquivos privados |
São aqueles produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, |
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Teoria das Três Idades |
Fundamentada no ciclo de vida dos documentos, conforme os valores documentais e a freqüência de uso para a instituição |
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Arquivos de primeira idade ou corrente: |
São aqueles que estão em curso, isto é, tramitando, ou que foram arquivados, mas são objetos de consultas freqüentes. |
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Arquivos de segunda idade ou intermediário: |
São aqueles que não são mais de uso corrente, mas que por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento à instituição arquivística. |
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Arquivos de terceira idade ou permanentes: |
São aqueles de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. |
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Classificação de documentos |
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. |
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Como podemos classificar os documentos? |
Podemos classificar quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. |
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Quanto ao gênero do documento |
Podem ser documentos: filmatográfico, textuais ou escritos, informáticos, micrograficos, iconográficos, sonoros. |
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Quanto a espécie |
Espécie é a definição a partir da disposição e da natureza das informações, são exemplos: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão… |
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Quanto a tipologia |
Tipologia documental é a configuração que assume a espécie de acordo com a atividade que a gerou, por exemplo: Ata de reunião, Contrato de prestação de serviço, Certidão de nascimento… |
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Quanto a natureza |
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso. |
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Quanto a natureza |
Esta classificação informa se a natureza do assunto tratado no documento prejudica a administração ou não quando divulgado. Se sua divulgação não acarreta prejuízo se diz que o documento é “ostensivo” e quando prejudica alguém ele é “sigiloso” e tem restrições de acesso. |
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Quanto a forma |
Refere-se ao estágio de preparação do documento, se ele é pré-original, original, ou pós-original.
Simplificando: se o documento é rascunho (quando estamos o elaborando e podemos alterá-lo) ou minuta (quando para torná-lo ‘oficial’ faltam apenas os sinais de validação, como a assinatura) dizemos que ele é um pré-original e quando se configura em uma cópia idêntica ao original chamamos de porta-original. |
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Quanto ao formato |
É determinado de acordo com as características físicas e técnicas de registros com que se apresenta o documento. São exemplos de formatos: livros, fichas, caderno e pergaminho. |
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As principais atividades dos arquivos correntes... |
São: protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo, consulta e destinação. |
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O protocolo executa as seguintes atividades: |
Recebimento Registro Autuação Classificação Movimentação (expedição/distribuição) Controle da tramitação. |
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