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16 Cards in this Set
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Política nacional de arquivos públicos e privados, Lei 8.159/91, estrutura:
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Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), subordinado ao Arquivo Nacional, órgão central Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)
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1ª Fase (Produção)
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Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Otimiza-se a criação de documentos, evitando a produção daqueles não essenciais.
Ocorre na fase corrente. |
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2ª Fase (Utilização)
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Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Além de controle por protocolo e atividades para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação de informação.
Ocorre na fase corrente e intermediária. |
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3ª Fase (Avaliação e Destinação)
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Atividade de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou sejam, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Ocorre na fase corrente e intermediária. |
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Diagnóstico
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Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.
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Gestão de Documentos, Lei 8.159,91, art. 3º.
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Conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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Considera-se Arquivo, Art. 2º, Lei 8.159/91.
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Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
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Arquivos Públicos, art. 7º, Lei 8.159/91.
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Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Além das entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
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Arquivos Privados, art. 11º, Lei 8.159/91.
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Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.
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Fases básicas para Gestão de Documentos:
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Produção, Utilização e Destinação.
PUD |
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Gestão de Arquivos Correntes
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Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento.
As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações. |
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Gestão de Arquivos Intermediários
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Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente.
Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido: Conteúdo; Prazo de Guarda e Data de Eliminação ou Recolhimento. |
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Arquivamento
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Acondicionamento + Armazenamento
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e acesso + Ato ou efeito de guardar documentos em depósito. |
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Método de Arquivamento Direito: diretamente no local onde está guardado, métodos:
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Alfabético;
Geográfico; Dicionário; e Enciclopédico. |
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Método de Arquivamento Indireto: necessário consulta índice ou código de busca, entre os quais:
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Numérico simples;
Numérico cronológico Numérico digito-terminal; Decimal; e Duplex. |
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Quatro grupos distintos de atividades do Arquivo Permanente:
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Arranjo (reunião e ordenação dos documentos);
Descrição e Publicação (acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo); Conservação (medidas de proteção aos documentos, do local e da guarda); e Referência (política de acesso e uso dos documentos). |