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54 Cards in this Set
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O que é gestão de documentos?
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Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento de documentos em fase CORRENTE e INTERMEDIÁRIA, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
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A gestão de documentos se aplica em documentos de quais fases?
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Corrente e intermediária.
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Termos que remetem à gestão de documentos
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- Políticas de gestão de documentos
- Políticas de arquivos - Administração de documentos e de arquivos - Sistema de arquivos - Políticas de tratamento de arquivos |
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Quais os objetivos da gestão documental? (3)
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Racionalização
Eficiência Preservação da memória - Reduzir seletivamente as massas documentais acumuladas (MDA) - Conservar permanentemente os documentos de valor cultural sem prejudicar a integridade da MDA para pesquisa |
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Quais os princípios e teorias norteadoras da Gestão Documental (4)?
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Princípio da proveniência
Princípio do respeito à ordem original Ciclo de vida dos documentos Teoria das 3 idades |
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O que é o princípio da proveniência?
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O arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.
Também chamado: Princípio de Respeito aos Fundos |
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Qual o primeiro passo para a organização dos arquivos?
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Identificação dos fundos documentais (conjunto de documentos de mesma proveniência
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O que é o princípio do respeito à ordem original?
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O arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o produziu.
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O que é o ciclo de vida dos documentos?
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As sucessivas fases pelas quais passam os documentos de um arquivo, da sua produção à sua guarda permanente ou eliminação.
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O que é a teoria das 3 idades?
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Os arquivos são considerados CORRENTES, INTERMEDIÁRIOS ou PERMANENTES de acordo com sua frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação dos valores primários e secundário.
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O que é a fase corrente?
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Documentos vigentes, que atendem às funções administrativas e são consultados com frequência
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O que é a fase intermediária?
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Documentos no final da vigência, que aguardam término do prazo de prescrição e precaução e têm pouca frequência de uso e consulta.
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Onde se esgota o valor administrativo do documento?
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Na fase intermediária.
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O que é a fase permanente?
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Documentos de valor histórico, probatório/informativo, destituídos de valor administrativo e fontes de pesquisa, além de serem inalienáveis e imprescritíveis.
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O que é valor permanente?
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Valor probatório ou informativo que justifica a permanência de um documento em um arquivo. Sinônimo de valor arquivístico e valor histórico.
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O que é valor probatório?
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Valor intrínseco que permite a um documento de arquivo servir de prova legal
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O que é valor informativo?
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Valor que um documento possui pelas informações nele contidas, independentemente de seu valor probatório.
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Quais são os arquivos propriamente ditos?
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Os da fase permanente.
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Quais os principais procedimentos da Gestão Documental? (4)
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- Classificação;
- Avaliação; - Arranjo - Descrição. |
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O que é classificação?
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É a organização de documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo
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O que é Avaliação?
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A avaliação de documentos arquivísticos tem por finalidade identificar os valores dos documentos como peça fundamental para a determinação dos seus prazos de guarda e destinação final.
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Através de quem se dá a avaliação?
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O processo de avaliação de documentos se dá através da Comissão de Avaliação de Documentos (CAD). Como resultado da avaliação de documentos temos a Tabela de Temporalidade Documental, que é o “Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos.” (DBTA, 2005)
TCE/RS 393 |
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O que é arranjo?
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Seqüência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
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O que é descrição?
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Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos
para elaboração de instrumentos de pesquisa |
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Quais são os setores das atividades dos arquivos correntes? (5)
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protocolo,
expedição, arquivamento, empréstimo e consulta, destinação |
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Quais atividades o protocolo inclui? (4)
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recebimento e classificação,
registro e movimentação de documentos |
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O que é o recebimento e classificação de documentos?
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No recebimento e classificação adotam-se as rotinas de recebimento da correspondência, separação da correspondência oficial da particular, distribuição da correspondência particular, separação da correspondência oficial de caráter ostensivo e sigiloso, encaminhamento da correspondência sigilosa aos respectivos destinatários, abertura da correspondência ostensiva, conhecimento do teor pela leitura, requisição ao Arquivo dos antecedentes (se houver), interpretação e classificação da correspondência com base na classificação adotada, carimbo de protocolo – numerador/datador, anotação abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, elaboração do resumo de assunto a ser lançado na ficha de protocolo, encaminhamento dos papéis ao setor de registro e movimentação.
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O que é o registro e movimentação de documentos?
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No registro e movimentação, um centro de distribuição e redistribuição de documentos, as rotinas são preparar a ficha de protocolo, anexar a segunda via da ficha ao documento e encaminhá-lo ao seu destino, inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, arquivar as fichas de protocolo, receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar o novo destino, encaminhar os documentos aos respectivos destinos.
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O que é a expedição?
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a expedição, as rotinas são receber a correspondência, verificar se não faltam folhas ou anexos, numerar e completar a data, no original e nas cópias, separar o original das cópias, expedir o original, com os anexos se for o caso, encaminhar as cópias ao arquivo.
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O que é a atividade de arquivamento?
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Classificar e guardar os arquivos de maneira adequada através dos métodos de arquivamento. (básicos e padronizados).
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O que são os sistemas direto e indireto de arquivamento?
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O sistema direto é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. O sistema indireto é aquele em que, para se localizar o documento, é preciso antes consultar um índice ou um código. O método alfanumérico, combinação de números e letras, não se inclui nas classes de métodos básicos e padronizados e é considerado do sistema semi-indireto.
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Quais são as operações de arquivamento? (6)
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a) Inspeção
b) Estudo c) Classificação d) Codificação e) Ordenação f) Guarda de documentos |
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O que é inspeção dos documentos?
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exame do documento para verificar se o mesmo se destina ao arquivamento.
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O que é o estudo do documento?
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leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que lhe deverá ser atribuída.
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O que é Classificação do documento?
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determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe serão atribuídas. Fundamenta-se basicamente na interpretação dos documentos.
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O que é Codificação?
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apor aos documentos, os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado.
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O que é Ordenação?
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disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas.
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O que é guarda dos documentos?
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arquivamento propriamente dito.
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Quais as rotinas necessárias ao arquivamento? (4)
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verificação da classificação,
restauro dos documentos danificados, preenchimento dos formulários necessários, arquivamento propriamente dito. |
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O que é Empréstimo e Consulta?
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De um modo geral, é adotado o seguinte critério: documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades superiores, na mesma linha hierárquica. Recomenda-se que os documentos jamais sejam retirados das pastas para empréstimo.
Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar compreendidos numa faixa de 10 dias, podendo ser renovados mediante sua apresentação ao Arquivo. Nesta fase deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da pasta, juntamente com o Recibo de Dossiê. O emprego da guia- fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrança das pastas não devolvidas no prazo estipulado. Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua (follow- up) para controle dos prazos, que poderá ser organizado em diversas modalidades. |
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O que é destinação?
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verificar:
• a importância do documento com relação aos valores administrativo, probatório ou histórico; • possibilidade e custo de reprodução (microfilmagem e digitalização); • espaço, equipamento utilizado e custo de arquivamento; • prazos de prescrição e decadência de direitos (legislação vigente); • número de cópias existentes e locais onde os dados serão anotados. |
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Quais os instrumentos da destinação? (2)
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1) Tabela de Temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo
2) É a relação específica de documentos a serem eliminados numa única operação e que necessita ser aprovada pela autoridade competente. |
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O que é o plano de classificação documental?
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o instrumento de gestão que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organiza de forma hierárquica por meio das unidades de classificação.
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O que é transferência e recolhimento?
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Denomina-se transferência a passagem dos documentos dos arquivos correntes para os intermediários. Quando a transferência é feita para os arquivos permanentes recebe a denominação de recolhimento.
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Transferência e recolhimento são feitos em função do valor do documento?
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A transferência e o recolhimento são feitos em razão da frequência de uso e não do valor do documento. Assim, corrente, intermediário e permanente são gradações de frequência de uso e não de valor do documento, embora seja recomendável a prática de avaliação e seleção nessa oportunidade.
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O que é transferência permanente?
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Permanente é a que se processa em intervalos regulares e exige, quase sempre, que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é aplicada em casos especiais.
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O que é transferência periódica?
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A tranferência periódica é a remoção de documentos, em intervalos determinados. Pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas, e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última conhecida como periódica de mínimo e máximo.
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O que é transferência periódica em uma etapa?
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Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente. Neste caso, não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome específico de recolhimento.
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O que é transferência periódica em duas etapas?
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Na transferência periódica em duas etapas – dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo – os documentos são trasferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem durante um determinado período e, posteriormente, se julgados de valor, são recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente.
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O que é transferência periódica de mínimo e máximo?
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Na transferência periódica de mínimo e máximo, os documentos compreendidos dentro de uma data mínima e máxima são retirados das pastas e transferidos, desde que tenham sido emitidos ou recebidos dentro do período fixado.
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Tratamento, armazenamento e localização da documentação
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Imediatamente após a conferência da documentação transferida, deve ser providenciada a sua limpeza e sua desinfestação.
Os documentos recolhidos conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes. A ordem em que pastas, caixas ou volumes transferidos são armazenados pode ser apenas a ordem de recebimento ou outra qualquer adotada de acordo com as conveniências e possibilidades. Como a propriedade da documentação continua a ser da administração que a produziu, só a esta será permitido o acesso aos documentos, podendo, porém, dar autorização para que outros os consultem. |
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Qual a função do arquivo permanente?
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A função de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas históricas e outros fins.
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Quais as atividades do arquivo permanente?
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- arranjo (reunião e ordenação adequada dos documentos),
- descrição e publicação (acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo, como guias, inventários, catálogos e repertórios), - conservação (medidas de proteção aos documentos e do local de sua guarda, visando impedir sua destruição), - referência (política de acesso e uso dos documentos). |
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Qual o princípio fundamental da arquivística no âmbito dos arquivos permanentes?
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é o princípio da proveniência, que significa não mesclar documentos de fundos diferentes.
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