H10 Gedrag In Organisaties. Robbins. Communicatie

Front 1

Zonder communicatie kunnen groepen niet bestaan. Door te communiceren wordt een bepaalde boodschap uitgezonden.

Deze uitgezonden boodschap moet echter ook nog worden begrepen. Communicatie betreft dus

Back 1

de overdracht alsmede het begrip van de betekenis. De meest genoemde bron van interpersoonlijk conflict is slechte communicatie.

Front 2

Binnen een groep worden vier belangrijke functies vervuld door communicatie:

Back 2

- Motivatie:
- Controle:
- Informatie:
- Emotionele expressie:

Front 3

- Motivatie:

Back 3

de motivatie van werknemers binnen de organisatie wordt gestimuleerd als hen wordt verteld wat ze precies moeten doen, wat ze kunnen doen om hun prestaties te verbeteren en hoe goed ze hun werk uitvoeren.

Front 4

- Controle:

Back 4

doormiddel van communicatie kan gedrag worden gecontroleerd.

Front 5

- Informatie:

Back 5

communicatie verschaft informatie die groepen en individuen nodig hebben om bepaalde beslissingen te kunnen nemen.

Front 6

- Emotionele expressie:

Back 6

communicatie is voor veel mensen tevens een manier om hun sociale behoeften te bevredigen en om hun emoties te uiten.

Bovengenoemde functies zijn alle vier even belangrijk.

Front 7

Het communicatieproces bestaat uit acht verschillende elementen:

Back 7

-de zender,
-de boodschap,
-het coderen,
-het decoderen,
-het kanaal,
-de ontvanger,
-ruis
-en feedback.

Front 8

Communicatie kan zowel lateraal als verticaal verlopen. Verticale communicatie kent daarnaast nog twee richtingen:

Back 8

communicatie naar boven en naar beneden. Neerwaartse communicatie is communicatie die van het ene niveau van een organisatie of groep naar het andere niveau omlaag stroomt. Bij opwaartse communicatie is de situatie omgedraaid. Hier stroomt de communicatie door naar een hoger gelegen niveau binnen de organisatie of groep.

Er wordt van laterale communicatie gesproken als de communicatie zich afspeelt tussen de leden van dezelfde groep, managers op hetzelfde niveau enz. Horizontale communicatie wordt vaak gebruikt om de coördinatie te bevorderen en om tijd te besparen.

Front 9

Groepsleden brengen naar elkaar vaak boodschappen over middels een van de volgende drie methoden:

Back 9

-non-verbaal,
-mondeling of
-schriftelijk.
Alle drie deze methoden zijn in principe basismethoden.

-Mondelinge communicatie
is snel en men krijgt er feedback op. Bij mondelinge communicatie gaat het mis als dezelfde boodschap door meerdere mensen moet worden doorgegeven.

-Schriftelijke communicatie
is verifieerbaar en tastbaar. Daarnaast is een schriftelijke boodschap voor onbepaalde tijd te bewaren. Daarnaast is schriftelijke communicatie vaak meer doordacht, duidelijker en logischer.Non-verbale communicatie betreft voornamelijk een persoon zijn/haar lichaamsbeweging, de nadruk op woorden, de intonatie in de stem, gezichtsuitdrukkingen en de fysieke afstand tussen de ontvanger en de zender.

-Verbale communicatie
wordt aangevuld door lichaamstaal en maakt het complete proces vaak iets complexer.

Front 10

Soorten organisatienetwerken

Back 10

Formeel
Informeel

Front 11

Formele organisatienetwerken kunnen erg ingewikkeld zijn. Veelvoorkomende netwerken in organisatie zijn onder mee

Back 11

-het wiel,
-de keten en
-het complete netwerk.

Dit zijn echter sterk vereenvoudigde weergaven van de werkelijkheid.

Binnen de keten wordt de formele gezagslijn zeer strikt gevolgd.

Bij het wiel is er een persoon die als centraal doorgeefluik functioneert voor de communicatie tussen de leden. De centrale persoon is de leider.

Binnen een compleet netwerk hebben alle leden de mogelijkheid om met elkaar te communiceren.

Front 12

Een informeel communicatiesysteem in organisaties en groepen is het zogenaamde geruchtencircuit. Dit circuit is een belangrijke bron van informatie die zeker niet onderschat
mag worden.

Er zijn drie kenmerken te onderscheiden voor het geruchtencircuit:

Back 12

-het gaat buiten het management om;
-het dient voornamelijk het eigenbelang van mensen in het circuit;
-veel mensen zien het als betrouwbaarder en geloofwaardiger dan de officiële communiqués van het topmanagement.

Front 13

Tegenwoordig verrijkt de computertechnologie onze manier van communiceren. Dankzij de computertechnologie zijn er vele vormen van communiceren bijgekomen, bijvoorbeeld

Back 13

-e- mail,
-elektronisch vergaderen;
-intranet en
-instant messaging.

De computertechnologie heeft ervoor gezorgd dat de manier van communiceren is veranderd en dat voor werknemers de scheidslijn tussen werk en privé-leven niet langer duidelijk is.

Front 14

Het proces van kennismanagement zorgt ervoor dat de collectieve wijsheid binnen een organisatie wordt geordend en verspreid op een dergelijke manier dat de juiste informatie bij de juiste personen aanwezig is op het juiste moment. Het proces start door te onderzoeken welke

Back 14

informatie nu precies belangrijk is voor de organisatie.

Front 15

Er zijn natuurlijk ook een aantal factoren te onderscheiden die ervoor zorgen dat communicatie vertekend raakt of wordt vertraagd.

Voorbeelden zijn:

Back 15

-taal;
-filters;
-selectieve waarneming;
-emoties;
-informatie-overload;
-communicatieangst.

Front 16

Momenteel heersen er een aantal actuele communicatiekwesties:

Back 16

- Zijn individuen in staat om hun multiculturele communicatie te verbeteren?
Transculturele factoren kunnen zorgen voor extra barrières tijdens het communicatieproces. Er moet rekening worden gehouden met de culturele barrières, maar ook met de culturele context. Voorlopig zijn er bepaalde richtlijnen opgesteld voor hoe kan worden omgegaan met andere culturen.

- Hoe komt het dat vrouwen en mannen moeite hebben om met elkaar te communiceren?
Uit onderzoek is gebleken dat vrouwen gesprekken gebruiken om verbintenis te vinden, terwijl mannen gesprekken juist gebruiken om hun status te benadrukken.

- Welke implicaties hebben de politiek correcte bewegingen in organisaties op de communicatie?
Dit betekent dat we in onze communicatie rekening moeten houden met gevoelens van andere mensen. Doordat de werkvloeren bij organisaties steeds meer divers worden, moeten we meer letten op de woorden die we gebruiken aangezien culturele verschillen een woord beledigend kunnen maken of juist niet.

Front 17

- Zijn individuen in staat om hun multiculturele communicatie te verbeteren?

Back 17

Transculturele factoren kunnen zorgen voor extra barrières tijdens het communicatieproces. Er moet rekening worden gehouden met de culturele barrières, maar ook met de culturele context. Voorlopig zijn er bepaalde richtlijnen opgesteld voor hoe kan worden omgegaan met andere culturen.

Front 18

- Hoe komt het dat vrouwen en mannen moeite hebben om met elkaar te communiceren?

Back 18

Uit onderzoek is gebleken dat vrouwen gesprekken gebruiken om verbintenis te vinden, terwijl mannen gesprekken juist gebruiken om hun status te benadrukken.

Front 19

- Welke implicaties hebben de politiek correcte bewegingen in organisaties op de communicatie?

Back 19

Dit betekent dat we in onze communicatie rekening moeten houden met gevoelens van andere mensen. Doordat de werkvloeren bij organisaties steeds meer divers worden, moeten we meer letten op de woorden die we gebruiken aangezien culturele verschillen een woord beledigend kunnen maken of juist niet.