Affärssystem I Teori

Front 1

1. Ett Enterprise Resource Planning System (ERP) innebär en hel del fördelar men också möjliga nackdelar för ett företag. Beskriv tre nackdelar utförligt och motivera dem (15p)

Back 1

-Risk för brist på engagemang från ledning och chefer. Accepterande av ledningen.

-Stora förändringar för användare (utan träning och utbildning blir det svårare). Kräver även en specifik utbildning för de anställda.

-ERP är ibland inte tillräckligt flexibelt, svårt för företaget att anpassa sig. Anpassning till organisationen.

-Dyrt att införskaffa. Det krävs budget för planering, anpassning, form, tester, implementering och ERP konsluter tar oftast ca 60% utav budgeten. Flera oplanerade kostnader tillkommer såsom uppdateringar av IT-infrastruktur eller WAN länkar. Pengar som man planerar att kunna dra in efter som resultat utav ERP-systemet får man inte se skymten av förrän långt senare, det är oftast inget som märks direkt och det är väldigt svårt att mäta hur man kommer nå bättre resultat med ERP-systemet.

-Tidskrävande att implementera. Tar lång tid att implementera vilket gör det svårt att beräkna kostnader. 1-3 år.

Front 2

2. Ett Enterprise Resource Planning System (ERP) innebär en hel del fördelar. Beskriv tre fördelar utförligt och motivera dem (15p)

Back 2

- ERP ger stöd till ledningsnivån genom att förse ledningen med information för kritisk beslutsfattning i form av information i realtid.

-ERP skapar ett mer flexibelt företag som kan anpassa sig till olika situationer och förändringar. ERP sammanlänkar också företagets olika avdelningar vilket skapar en mer flexibel organisation, vilket i sin tur tillåter företaget att växa både internt och externt.

-Lättare globalisering, förenklar kommunikation och sammanbinder data inom företaget. Exempelvis kan olika avdelningar inom ett internationellt företag lättare kommunicera och samarbeta då båda använder samma system.

-ERP integrerar människor, data och eliminerar behovet av uppdatering och reparering av flera olika system.

-Reducerar kostnader och ökar effektivitet.

Front 3

3. Vad är det som gör att ett ERP anses skapa ett slags organisationstänk snarare än silotänk (inom en avdelning eller ett funktionsområde)? (10p)

Back 3

Syftet med ett ERP-system är att sammanbinda datan inom företaget och underlätta informationsflödet inom företaget.

Detta resulterar i sin tur i bättre kommunikation inom organisationen. Allt detta gör att avdelningar indirekt kommunicerar med varandra för att informationen finns tillgänglig för alla som behöver den. Detta gör att silotänket undviks.

Man ser helheten och integrerar med andra avdelningar. För att motverka dessa silon så måste man tänka processinriktat inom organisationen istället. Genom att tänka på ett processorienterat vis blir resultatet istället att de funktionella avdelningarna måste samarbeta med varandra bättre.

Syftet med ERP är att sammanbinda avdelningar inom företaget medhjälp av fritt dataflöde som alla har tillgång till. Detta skapar en plattform för samarbete. För att undvika silotänket måste organisationen tänka processinriktat. Genom att navigera på ett processorienterat sätt så gör det att de funktionella avdelningarna måste samarbeta med varandra.

Front 4

4. Hur mycket av budgeten att utveckla/införa ett ERP bör ligga på träning/utbildning av de anställda, motivera också varför? (15p)

Back 4

Vissa chefer försöker spara på ekonomin genom att ge de anställda för lite träning och utbildning. “The Gartner Group” rekommenderar att 17% av de totala kostnaderna bör läggas på detta, för både de anställda och cheferna. Men det bör ej understiga 13 %.

Användare kan till en början vara kritiska mot förändringar men med utbildning och träning ökar chanserna till acceptans av det nya systemet vilket innebär att investeringen i slutändan lönar sig.

Front 5

5. Beskriv tre olika organisatoriska problem som måste hanteras innan man har en god chans att införa ett ERP på ett bra sätt (15p)

Beskriv hur ovan nämnda organisatoriska problem påverkas,efter det att ett ERP implementerats (2b). (10p) (Också här kan ni få extra poäng för ytterligare beskrivningar.)

Back 5

Motstånd till förändring är ett mänskligt beteende som är väldigt vanligt i organisationer:
Motståndet som uppstår utvecklas på olika sätt beroende på situationen som uppstår och i vilken fas förändringen är. Förändringshantering handlar inte bara om att ta vara på de potentiella fördelarna med förändringen och planera förändringen utan även om att hantera reaktioner till förändringen som sker. Vid förändring gäller det då att kunna sprida acceptans, engagemang och få stöd. Ledningen måste skapa ett klimat inom företaget som minimerar förändringsmotstånd men för att göra detta krävs en noga identifiering av vilka faktorer som ger upphov till motstånd vid förändring.

Förberedelse för implementation:
Att förbereda organisationen innan en implementation. Planering och administration för ett ERP-system är väldigt krävande och behöver väldigt mycket planering (åratal).Vissa företag implementerar och lär sig allteftersom men det är fe.

Förändringsmotstånd från användare:
De anställda måste vara införstådda varför förändringarna utförs och vad som är nyttan med ERP. För att motverka detta måste det finnas en öppen dialog och ett gott kommunikationsflöde inom företaget. Vid förändring gäller det att kunna sprida acceptans, engagemang och få stöd för att minimera motståndet.

Planering:

Det måste planeras med budgeten och tiden. Många IT-projekt överstiger budgeten, leverar inte det som har utlovats och tar längre tid än planerat. Detta måste hanteras i form avriskanalyser, riskhantering och riskplaner utifall att det händer.

Modellering:

Modellering över sina processer så att man vet hur verksamheten fungerar för att inte stöta på problem när implementeringsarbetet genomförs.

Front 6

6. Ett ERP-system anses bygga på “Best Practices”. Vad menas med detta begrepp i sammanhanget? (5p)

Back 6

"Best practices” införlivas i de flesta affärssystem. Detta innebär att programvaran speglar användarens tolkning av det mest effektiva sättet att utföra varje affärsprocess.

Man plockar de bästa modulerna som passar för företaget och utifrån detta kan man modifiera systemet för att bäst passa in på det specifika företaget.

Det innebär att ett ERP som bygger på “Best practices” anses vara den bästa möjliga metoden för att leverera bästa möjliga resultat.

Front 7

7. Beskriv utförligt tre fördelar med modulen CRM(Customer Relationship Managment)? (15p) (TÄNK ICA-KORTET)-

Back 7

-En-till-en marknadsföring (A single face to the customer): Alla på företaget ska ha tillgång till information om kunderna, historik osv.

-Kategoriserar kunderna: När kunder har kategoriserats kan specifik reklam skickas till en specifik kund relaterat till deras tidigare köphistorik.

-Sammanhållning: Den gemensamma CRM-plattformen gör att försäljnings-, marknadsförings- och kundserviceavdelningen samarbetar bättre, förstår de gemensamma målen och hur man når de.

Front 8

8. Modulen Marketing and Sales hanterar förstås både input och output. Ge två exempel på input och två på output för denna modul. (10p)

Back 8

-En kund kontaktar säljaren och lägger en beställning på en produkt (input). Säljaren registerar kundens order. (output)

-Lagret får in nya artiklar och uppdaterar lagerstatus vilket säljaren kan se (input). Säljaren kontaktar sedan kunden och meddelar att produkten finns tillgänglig (output).

“Detta visar att ett ERP-systems modulsammanbinder flera avdelningar och integrerar avdelningarna i ett företag.”

Front 9

9. En av modulerna är Human Resource Management.Beskriv utförligt innehåll och nytta med denna modul. (5p)

Back 9

Human Resource Management är en modul som är anpassad till HR avdelningens arbete. Med hjälp av modulen har man koll på personalen. Frånvaro, statistik och de anställdas positioner. HR-modulen används också för att underlätta rekrytering, anställning och utbildning av anställda. Den kan användas för att utvärdera de anställdas prestationer, och med datan kan lönehöjningar (eller lönesänkningar), bonusar, eller förmåner räknas ut och genomföras.

Front 10

10. Hur hänger ett företags mål och strategisamman med ett ERP system?

Back 10

ERP effektiviserar processer och därigenom företaget vilket gör att man kan nå målen snabbare. Därigenom får man en överblick över företagets status i realtid (allt är mätbart) och kan anpassa strategin därefter.

Front 11

11. En av modulerna som finns i så gott som alla ERP system är modulen för Supply Chain Management (SCM). Vad är det för enmodul (5p) och vad bidrar den med för output till andra moduler (ge minst treexempel)? (15p)

Back 11

Supply chain management (SCM) handlar om materialflödet genom ett företag. Med en supply chain avser man flödet av pengar, varor eller information från tillverkare till den slutliga kunden genom alla skeden i produktionen (och ibland även tillbaka igen, om det handlar om återvinning). Supply chain management är också nära sammankopplat med logistik, där SCM är ett konkret tankesätt att se över de logistiska funktionerna ur en organisations synvinkel. Kedjan omfattar även de organisationer och processer som behövs för att skapa och leverera produkter och tjänster till konsumenten.

Supply chain-flödet kan indelas i tre underflöden:

-Produktflödet

-Informationsflödet

-Penningflödet

Planering, schemaläggning och kontroll av denna kedja är vad man kallar för supply chain management.

Den output som SCM kan bidra med till andra moduler är:

-Produktionsrapporter

-Materialdata-Lagerdata

-Rekryteringsbehov

Front 12

12. Vilka specifika funktioner finns i ett ERP system (1a)
och vilka egenskaper har dessa funktioner (1b) (10p)

Back 12

- Integration
Integrera all programvara som företaget för närvarande använder vilket leder till sänkta kostnader och ökad effektivitet i hela organisationen.

- Förbättring av arbetsflöde

De integrerade systemet och den enhetliga databasen förbättrar arbetsflödet från början till slutet av en process.

- Automatisering och standardisering Automatiserar rutinmässiga processer, vilket minskar risken för fel i grundläggande uppgifter.

- Planering och tillsyn

Integreringen av system och tillgänglighet av data gör det enkelt för chefer och utvecklingspersonal för att planera för framtiden. ERP kommer att generera översikter och rapporter om alla aspekter av verksamheten

Front 13

13. Under senare år har intresset för BI (BusinessIntelligence) ökat. Flertalet ERP leverantörer erbjuder nu en BI-modul.

Redovisa OCH motivera tre fördelar en BI-modul kan ha för en organisation?(15p)

Redogör för en nackdel (ej tid eller kostnad) som en BI-modul kan föra med sig

Back 13

Business intelligence (BI) is the ability of an organization to collect, maintain, and organize knowledge. This produces large amounts of information that can help develop new opportunities. Identifying these opportunities, and implementing an effective strategy, can provide a competitive market advantage and long-term stability.

BI är förmågan att samla ihop, behålla och organisera kunskap av ett företag. Detta skapar mycket information som kan hjälpa organisationer att utveckla nya möjligheter. Att identifiera dessa möjligheter och implementera en bra strategi, kan skapa en konkurrensfördel och stabilitet i det långa loppet.

1). BI Samlar och strukturerar data med hjälp av sin dataomvandling. På detta sätt kan BI bygga på information som en resurs med att göra den mer unik.

2). BI kan vara en pådrivande kraft men även ett nav i s.k dynamiska förmågor såsom patchning. Detta gör att BI kan aktivt stödja informationsbehovet.

3). BI kan stötta företags arbete med att utgöra de extra som gör att företag kan uppnå flexibilitet och är snabba i sina marknadsanpassningar gentemot konkurrenterna.

Front 14

14. Beskriv ingående tre aktiviteter företaget som valt att använda sig av en ERP-lösning kan förbättra för att öka värdet av sin ERP-investering? (15p)

Back 14

1. Investera tillräckligt för att få det förväntade resultatet:
Endast de företag som har investerat tiden och resurserna som krävs för att implementera ERP genom hela företaget får det förväntade resultatet (fritt informationsflöde mellan avdelningar, funktioner och enheter).

2. Hantera ERP som ett fortgående system: Oberoende av hur mycket funktionalitet som har implementerats i ett ERP så för att få ettvärde måste systemet underhållas och uppdateras kontinuerligt.

3. Prioritera fördelar och skapa en plan: Många företag vill uppnå ett värde i allt men andra företag anser att vissa saker är viktigare och väljer att prioritera vissa fördelar och skapar en plan för att uppnå de (detta ger ett värde)

4. Hantera och mäta fördelar:
Att tilldela någon ansvaret och mäta fördelarna för att förkorta tiden det tar att uppnå ettvärde.

Front 15

15. Ange tre olika aspekter att beakta när man skall uppgradera sitt ERP system. (10p)

Back 15

1. Bör inkludera ledningen och IT-chefen så att de är involverade.

2. Användarna bör förstå innebörden av uppgraderingarna

3. Väl motiverade intressenter är en förutsättning och entillgång i allt förändringsarbete.

4. Kompetensen och resurserna inom IS/IT-verksamheten måste kunna balansera så att verksamheten inte blir alltför beroende av externa IS/IT-leverantörer.

Front 16

16. Numera erbjuder de flesta leverantörer det som motsvarar ERP2.Vad skiljer ERP från ERP2?(10p)

Back 16

ERP II betraktas som "nästa generations" av ERP och erbjuder flera fördelar jämfört med traditionella ERP-system. ERP system har historiskt varit mest begränsade till ekonomi och administration, främst betjänar logistik, supply chain och lagerfunktioner.

ERP II utvidgning av ERP erbjuder lösningar för ett bredare spektrum av branscher och sektorer. En ERP II-lösning ger större flexibilitet i integrationen av funktioner mellan avdelningar och även industrier. Och generellt sett är ett ERP II en mycket mer "Webb-vänlig" program som gör ett bättre utnyttjande av Internet, synnerhet som ett medel för stöd. ERPII uppmuntrar medverkan, underlätta samverkan mellan kunder och leverantörer, som effektivt eliminerar de svårigheter som uppkommit genom begränsad kommunikation.

SKILLNADEN MELLAN ERP och ERP2

1. ERP II is web enabled where as ERP was not;

2. ERP was giving selected intensive coverage or wide extensive coverage in its modules. But ERP II gives the right mix of the macro and the micro and provides users with remedial measures after detecting the error;

3. ERP was targeted more towards manufacturing and the problem is overcome in ERP II by offering solution for all industries and sectors as well;

4. ERP could not integrate different functions from different departments but ERP II could integrate different functions across departments as well as from different industries;

5. ERP II has embraced CRM & SCM functionality in addition to being web and WAP enabled;

6. ERP II revolutionalized the function to an external one and facilitated better networks than remaining as internal application.

Front 17

17. Motivera vilka krav ERP2 ställer på omgivningen (alltså utanför den egna organisationen)? (10p)

Back 17

• Webb funktionalitet

• Många specifika industriella ” Best Practice”

• Integration till externa partners och intressenter

Front 18

18. Vad är huvudsyftet med att definiera en Business Process i ett ERP-system? Är det för att suboptimera (dela upp i mindre hanterbara enheter) processen för att öka kontroll och överskådlighet och/eller är det för att öka chans för optimering av processen? Utveckla och motivera svaret (20p)

Back 18

Syftet med att definera en Business Process är att att effektivisera processen i sin helhet, detta gör man dock bäst genom att suboptimera. Genom att dela upp huvudprocessen i hanterbara delar är det lättare att effektivisera varje subprocess vilket kommer leda till en effektivare huvudprocess.

Affärsprocesser är en samling aktiviteter som tar en eller flera typer av information och skapar en output som är av värde för kunden. Att tänka i termer av affärsprocesser hjälper chefer att titta på deras organisation ur kundens perspektiv.

Därför tror jag att båda resonemangen han skrivit i frågan är ett huvudsyfte för business process då verksamheter idag tänker mer i termer av kundens behov och samtidigt ska optimera processen från början av produktion till slutprodukt.

Front 19

19. Ett beslut om att införa ett ERP innebär en standardiseringsprocess för verksamheten.

Hur bör organisationen förhålla sig underutvecklandet/anpassningen till det nya ERP-systemet?

Back 19

Lägga ner stora resurser på budget, tid, personal för att helgardera sig, t.ex. tetra pak satte sin budget på 200 miljoner men det slutade med att totalkostnaden för deras ERP-projekt blev 2 miljarder.

Front 20

20. Vad betyder ERP och varför heter det så?

Back 20

ERP är en förkortning av Enterprise Resource Planning. ERP är ett begrepp som ofta används som en generell term när man pratar om antingen informations-, affärs- eller verksamhetssystem som stödjer organisationer, men oftast uttrycker man det endast med namnet för självaste systemet (exempelvis SAP, Dynamics eller Jeeves).

Enterprise Resource Planning (ERP) används ursprungligen för att planera och hantera olika resurser och tillgångar som finns inom företag och dess olika verksamheter. ERP samlar ofta information från olika avdelningar (ex. för försäljning, produktion ekonomi eller HR) där dessa avdelningar/verksamheter behöver stöd för deras processer och aktiviteter.

ERP-system är uppdelade i olika delsystem (moduler) som ska vara anpassade utefter olika verksamheter, varav typiskt större ERP-system innehåller ’redan färdiga’ moduler enligt som tillämpar ”best-practice” åt verksamheterna, medans mindre ERP-system oftast tillåter mer modifieringsbara moduler som kan anpassas utefter verksamheters processer.

Front 21

21. Ett ERP integrerar olika funktionella områden med varandra. Men vad framhävs som toppledarnas övergripande anledning till val att installera ett ERP? Motivera svaret (5p).

Back 21

Anledningen till att ledningen beslutar om att implementera ERP är många. Ledningens största syfte är att uppnå företagets mål och ERP kan ses som ett verktyg som kan användas för att underlätta att företagets mål uppnås.

ERP bidrar till följande punkter:

-Bibehålla kontrollen över företaget/anställda

- Se vilka processer och aktiviteter som utförs

-Ger ökad processöverblick och samverkan mellan avdelningar i företaget förbättras.

-Bli bättre gentemot konkurrenter

-Spara pengar (färre anställda gör jobbet för flera)

-ERP tillhandahåller information för kritiskt beslutsfattande på ledningsnivå.

Front 22

22. Nämn tre slags data som fungerar som output från (HumanResources) HR-modulen och därmed fungerar som input i andra delar av ERP-systemet?

Back 22

1. Utvärdering av anställda

2. Utbildning av anställda

3. Information av anställdas löner

4. Rekrytering av anställda

Front 23

23. Ange hur ERP stödjer verksamheten på taktisk, operativ och exekutiv nivå? artikel Chen & Chuck

Back 23

Operativ = lättare hålla reda på lagersaldo.

Taktisk = Strategin är lättare att anpassa under processens gång för att all data som flödar i ERP-systemet är mätbar.

Exekutiv = Bättre och mer tillgång till information som kan användas som underlag för framtida beslutsfattande.

Front 24

24. Modulen Marketing and Sales (SM) hanterar förstås både input och output. Ge två exempel på både input och output för denna modul

Back 24

Inputs för M/S:

1. Information om kund

2. Information om order

3. Försäljningsdata

Outputs från M/S:

1. Försäljningsstrategier

2. Prissättning för produkter

3. De anställdas behov

Front 25

25. Under senare år har intresset för CRM(Customer Relationship Managment) ökat markant. Flertalet ERP leverantörer erbjuder nu en CRM-modul. Nämn tre fördelar en CRM-modul har för enorganisation? (10p)

Back 25

1. Lägre kostnader:

CRM leder till lägre operativa kostnader såsom bättre responstid gentemot kunder (kundtjänst).

2. Högre Intäkter:

Kategorisera kunder leder till bättre möjligheter att sälja rätt produkter till rätt kunder och därmed högre intäkter

3: Förbättrad strategi- och prestationsmätning:

Med hjälp av CRM-modulen kan ett helhetstänkande för organisationen uppstå. Till exempel kan försäljarnas och marknadsförarnas prestationer mätas genom kundnöjdhet vilket bidrar till ett helhetstänkande för organisationen istället för den egna avdelningen.

Front 26

26. För modulen A/F bör ni kunna ge exempel på olika inputdata likväl som outputdata. Ge minst två exempel för vardera.

Back 26

Input for A/F:

-Payments from customers

-Account receivable data

-Account payable data

-Sales data

-Production and inventory data

-Payroll and expense data

Output for A/F:

-Payments for suppliers

-Financial reports

-Customer credit data

Front 27

27. För modulen QM (Quality Management) finns det förstås exempel på olika input- likväl som outputdata. Beskriv modulen QM (input och outputs) och motivera även dess värde/fördelar i ett Affärssystem. (15p)

Back 27

Quality management modulen fokuserar på att mäta kvalitén av företagets tjänster och produkter, samt att se till att företaget kan uppnå kraven kunden ställer på kvalitén.

QM jobbar med att införa transparens och hållbarhet i företagets processer för att öka kundens och investerarnas nöjdhet.

Fyra fördelar med QM (outputs):

- Ökar kundens nöjdhet genom bättre produktkvalité.

- Öka transparensen i företaget genom att integrera QM funktioner genom produktens livscykel och värdekedja.

- Minskar förekomsten av redundant master data genom att använda sig av en centraliserad approach till master data hantering.

- Ökar effektiviteten genom att förbättra processer och få ut det mesta möjliga av tillgångar.

Inputs:

-Behov av att utveckla produkter samt processer.

Front 28

28. Beskriv ingående och motivera tre olika viktiga organisatoriska aspekter som måste hanteras innan man avser införa ett ERP2. (15p)

Back 28

Då fokuserar affärssystemet på tre värdeskapande faktorerna: integrera, optimera och informera.

Integrera
Genom att integrera kan man förena och harmonisera sina affärssystem, data och processer med sin unika organisations miljö. Systemen kan på så sätt användas för att bättre ansluta organisatoriska enheter och processer, samt kunder och leverantörer.

Optimering
Med hjälp av de främsta metoderna som ingår i affärssystemens programvara kan man standardisera de flesta processerna. Genom optimering kan man forma processer så att de passar de unika eller strategiska behov som finns i verksamheten, och ser till att arbetsflödet och passar in i själva systemen.

Informera

När organisationer använder information för att transformera arbete kallas det “informate”. När det finns mycket information och kunskap att bearbeta för att stödja en affärsanalys eller ett beslutsfattande som kräver flertal arbetskrafter kan företaget “informe” genom att omvandla företagets systemdata.

Front 29

29. I artikeln skriven av Olivera Marjanovic (2009) ”Inside Agile Processes: A Practitioner´s Perspective” skriver hon inledningsvis om Organisatorisk Agilitet. Kan du återge vad som avses med organisatorisk agilitet (ledord på engelska: exploration, exploitation and opportunities). (15p)

Back 29

Organisatorisk agilitet uppnås genom agila business processer på olika nivåer inom organisationen.

Organisatorisk agilitet reflekterar hur ett företags affärsprocesser hanterar snabbhet, noggrannhet och kostnader när man upptäcker (exploration) vilka möjligheter (opportunities) som finns för innovation och konkurrens. Det säkerställer att företaget snabbt kan "redesign" det nuvarande processerna och skapa nya för att utnyttja (exploit) mer dynamiska marknader.

"Operational agility reflects the ability of firms BPs to accomplish speed, accuracyand cost economy in the exploration of opportunities for innovation and competitive action. It ensures that firm can rapidly redesign the existing and create new BPs for exploiting dynamic marketplace conditions."

Front 30

30. Numera erbjuder troligen alla Affärssystemleverantörer det som motsvarar ERP2. Beskriv minst tre krav lite utförligare, som ställs på tekniken för att ERP2 skall fungera? (15p)

Beskriv minst två saker/aspekter som skiljer ett ERP2 från ett ordinärt ERP. (10p)