Reading...
Play button
Play button
Use LEFT and RIGHT arrow keys to navigate between flashcards;
Use UP and DOWN arrow keys to flip the card;
H to show hint;
A reads text to speech;
48 Cards in this Set
- Front
- Back
|
Bedoeling Projectvoorbereiding
|
te komen tot een door de organisatie gedragen projectopdracht
|
|
|
Kerncompetentie Projectstart
|
Het vermogen om de start van een project te kunnen managen
|
|
|
Leerdoelen Projectstart
|
Projectaanvraag
Projectvoorbereiding en opstellen projectopdracht Projectbeslissing en projectacceptatie Projectinrichting en opstellen projectmanagementplan Beslispunt projectinrichting Projectstart-up en kick-off |
|
|
Projectvoorbereiding
|
De werkzaamheden voorafgaand aan de projectbeslissing
|
|
|
Projectopdracht
|
De overeenkomst russen de projectmanager en de opdrachtgever om het project uit te voeren
|
|
|
Proiectdefinitie
|
Beschrijving van het project op hoofdlijnen.
|
|
|
Projectbeslissing
|
De beslissing van de opdrachtgever om met het project te starten
|
|
|
Projectinrichting
|
De eerste fase van het project waarin de basis wordt gelegd voor de uitvoering
|
|
|
Beslisdocument
|
Document op basis waarvan de opdrachtgever beslist wel of niet door te gaan met het project
|
|
|
Project Start-Up (PSU)
|
Een gestructureerde bijeenkomst om de beslisdocumenten voor de start van de projectinrichting respectievelijk projectuitvoering -in concept -op te stellen
|
|
|
Kick off
|
Bijeenkomst bij aanvang van het project of een fase binnen het project om een effectieve en efficiënte uitvoering van het project dan wel de fase te bevorderen
|
|
|
De projectstart omvat (welke periode in het project?)
|
de periode vanaf het projectmandaat tot en met de autorisatie van de opdrachtgever om met de uitvoering van het project te beginnen. De projectstart omvat daarmee zowel de projectvoorbereiding als de projectinrichting
|
|
|
Welke stappen kan de manager nemen bij het geven van vorm en inhoud aan het element Projectstart
|
1. Het projectstart-up proces initiëren.
2. De projectdoelen en de context ervan communiceren. 3. Een gedeelde visie op of missie voor het project in de plannen ontwikkelen. 4. Een gedetailleerd projectmanagementplan ontwikkelen. 5. Acceptatie krijgen voor het project en het projectmanagementplan. 6. Het projectteam laten samenwerken en concentreren op het doel van het project. 7. Mensen, financiën, productiemiddelen en -faciliteiten zekerstellen. 8. Een adequate projectstart-up verzorgen van het project, de deelprojecten en fasen. 9. Overeenstemming krijgen over projectopdracht en projectmanagementplan; deze in elke fase van het project en de deelprojecten reviewen en indien nodig wijzigen. 10. De leerpunten vastleggen en op toekomstige projecten toepassen. |
|
|
Het doel van de projectvoorbereiding
|
te komen tot een heldere en geaccepteerde project¬
|
|
|
De projectvoorbereiding start met ?
|
het projectmandaat van het bedrijfs-of program¬mamanagement en de projectaanvraag door de opdrachtgever aan de projectmanager
|
|
|
De projectvoorbereiding eindigt:
|
zodra er een wilsovereenstemming is tussen de partijen om het project uit te voeren op basis van de projectopdracht en de opdrachtgever de projectmanager autoriseert het project te starten met de uitvoering van de eerste fase, of zodra het duidelijk is dat het project niet levensvatbaar is en er besloten wordt het betreffende project niet te starten
|
|
|
Wat wordt vastgelegd in een projectopdracht?
|
De informatie en de afspraken die nodig zijn om een project te kunnen starten
|
|
|
Wat is er nodig om de uitvoering van de eerste fase binnen het project te autoriseren?
|
- projectopdracht
- de projectinrichting (een plan voor het uitvoeren van deze eerste fase) |
|
|
Wat bespreekt de manager met de opdrachtgever m.b.t. de projectopdracht?
|
-De aanleiding en context van het project.
-De projectdefinitie. -De beschikbare en relevante informatie voor het inrichten van het project. -De zakelijke rechtvaardiging voor het project op hoofdlijnen. -De projectorganisatie op hoofdlijnen. -De wijze waarop het projectresultaat moet worden gerealiseerd (projectaanpak). -De belangrijkste risico's met betrekking rot het project. -(Zo mogelijk) Een raming van de kosten en de doorlooptijd van het project. |
|
|
Projectopdracht
|
Beschrijft het project op hoofdpunten en omvat meestal slechts enkele bladzijden.
het beslisdocument op basis waarvan de opdracht¬gever beslist of het project wel of niet doorgaat |
|
|
Wat omvat de projectdefinitie?
|
De belangrijkste projectresultaten, het doel wat de opdrachtgever met het projectresultaat wil bereiken, de scope, de afbakening, de raakvlakken en de restricties van het project
|
|
|
het projectresultaat
|
projectresultaat is het door het project op te leveren product of dienst
|
|
|
de scope
|
is het omhullende van het totaal van op te leveren producten en diensten en uit te voeren activiteiten in een project
|
|
|
de afbakening
|
afbakening is datgene wat niet rot de scope behoort
|
|
|
Restricties
|
de basiscondities vanuit de opdrachtgever waarbinnen het project dient te worden uitgevoerd.
bijvoorbeeld; dat het huidige productieproces onder geen voorwaarde door het project mag worden verstoord. |
|
|
Het plan voor de projectinrichting heeft als doel:
|
duidelijk te maken wat precies op het eind van de projectinrichting moet worden opgeleverd, hoe gedetailleerd de verschillende onderwer¬pen moeten zijn uitgewerkt, wie welke informatie moet aanleveren, wie wat wanneer moet doen, hoe en door wie het resultaat moet worden beoordeeld, hoe lang de totale projectinrichting gaat duren en wat de totale kosten daarvan zijn
|
|
|
projectbeslissing
|
De beslissing om het project te starten beoordeelt de opdrachtgever de levensvatbaarheid van het project en autoriseert hij de projectinrichting. De projectbeslissing noemen we ook wel een 'Decision to Justify'
|
|
|
De projectinrichting
|
de eerste fase van het project en start na de projectbeslissing door de opdrachtgever.
|
|
|
welke stappen worden er in de projectinrichting genomen?
|
het plan voor het project uitgewerkt, onderzocht of er een gezonde business case is voor de uitvoering van het project en worden de basisdocumenten opgesteld om de uitvoering van het project te autoriseren.
|
|
|
Wat wordt aan het einde van de projectinrichtingsfase opgesteld?
|
het beslisdocument opgesteld voor de goedkeuring voor de uitvoering van het project, alsmede het faseplan voor de eerste uitvoeringsfase en het fase-eindrapport over de projectinrichting zelf
|
|
|
De meest belangrijke taken tijdens de projectinrichting zijn:
|
-Aanscherpen van de projectdefinitie.
-Opstellen van het basisprogramma van eisen. -Vaststellen van het projectplan en de daarbij benodigde mensen en middelen. -Vaststellen van de zakelijke rechtvaardiging en risico's. -Uitwerken van de projectorganisatie. -Toewijzen van mensen en middelen. -Vaststellen van de werkprocedures en hoe moet worden samengewerkt. -Vaststellen van de beheersmechanismen en de communicatie. |
|
|
Afzonderlijk op te stellen documenten in de projectinrichting zijn vaak:
|
-projectkwaliteitsplan;
-projectplan, inclusief planning, budget en in te zetten mensen en middelen; -risicologboek, met de belangrijkste risico's en risicomaatregelen; -zakelijke rechtvaardiging (business case); -projectorganisatie; -communicatieplan. |
|
|
De zakelijke rechtvaardiging van het project omvat:
(=businesscase) |
de omschrijving van de toegevoegde waarde van het projectresultaat voor de klant en de afweging tussen deze toegevoegde waarde, de risico's en de kosten en tijd om het project te realiseren.
|
|
|
Beslisdocument
|
Het beslisdocument, waarop de beslissing wordt genomen de uitvoering van het project goed te keuren, geldt als een baseline en wordt zelf niet meer gewijzigd.
|
|
|
De basisdocumenten
|
geven input voor het uiteindelijk op te stellen beslisdocument voor de opdrachtgever.
worden tijdens het project geactualiseerd. vallen onder de verantwoordelijkheid van de manager de opdrachtgever beslist |
|
|
'Decision to Fund'
|
autoriseert de uitvoering van de eerste uitvoeringsfase. Dit is het eerste beslispunt in het project na de initiële projectbeslissing het project te starten.
|
|
|
Redenen Project Start Up en Kick-off:
|
Informeren over opdracht
Afspraken maken over uitvoering Afspraken maken over kwaIiteitssysteem Afspraken maken over aansturing & rapportage Teambuilding & commitment |
|
|
Een PSU
|
een gestructureerde, in tijd gebonden workshop.
|
|
|
De kick-off
|
is een gemeenschappelijke vergadering direct na een beslispunt
|
|
|
Doel kick-off
|
-een vliegende start te creëren
-het waarom, het wat en hoe van het project toegelicht door de opdrachtgever en de projectmanager - het gemeenschappelijke doel van het project helder te krijgen |
|
|
Mogelijke processtappen bij de invulling van het element Belanghebbenden
|
1. De belangen van de belanghebbenden vaststellen en prioritering.
2. Hun belangen en behoefden analyseren. 3. Aan belanghebbenden communiceren in welke van hun behoefden door het project zal worden voorzien, en in welke niet. 4. Een strategie omwikkelen om met de belanghebbenden om te gaan. 5. De belangen en verwachtingen van de belanghebbenden opnemen in de eisen, doelen, scope, op re leveren resultaten, tijdschema en kosten van het projectplan. 6. De bedreigingen en kansen die de belanghebbenden vormen, opnemen onder risico manage¬ment. 7. Het besluitvormings- en escalatieproces in de relatie tussen het projectteam en de belanghebbenden vaststellen. 8. Ervoor zorgen dat de belanghebbenden in elke projectfase tevreden worden gesteld. 9. Het managementplan op het gebied van de belanghebbenden uitvoeren. 10. Wijzigingen in het stakeholder managementplan doorvoeren, communiceren en managen. 11. De leerpunten vastleggen en op toekomstige projecten toepassen. |
|
|
Stappen om te komen tot een stakeholderstrategie
|
-Inventariseren belanghebbenden.
-In kaart brengen onderlinge relaties. -Inventariseren belang en invloed. -Inschalen van de relaties. |
|
|
Bij een inventarisatie (stakeholdersstrategie) wordt een onderverdeling gemaakt in
|
-gebruikers: alle personen die direct of indirect met het eindresultaat te maken krijgen
-beslissers: gedelegeerde opdrachtgever, het bedrijfs -en programmamanagement, de financiers en de toezichthoudende partijen -uitvoerende: alle personen die bijdragen aan her realiseren van her projectresultaat. Dat zijn zowel de projectmanager, de projectsupport, de teamleiders als de projectmedewerkers, zowel van de eigen organisatie als die van de leveranciers en (onder)aannemers -leveranciers: leveranciers en (onder)aannemers, maar ook de interne afdelingen die verantwoordelijk zijn voor de realisatie van de projectresultaten |
|
|
Onderverdeling belanghebbenden:
|
direct betrokkenen, zichtbaar betrokkenen en betrokkenen op afstand.
|
|
|
Hoe breng je de onderlinge relaties in kaart?
|
d.m.v. omgevingskaart.
|
|
|
Omgevingskaart
|
In een omgevingskaart worden de belangrijkste onderlinge relaties tussen de verschillende belanghebbenden uit de voorgaande inventarisatie aangegeven via meer of minder dikke lijnen. Hoe dikker de lijn hoe sterker de relatie. Op basis van de omgevingskaart is vrij eenvoudig te onderscheiden welke belanghebbenden als het ware de 'spinnen in her web' zijn. Daarbij kunnen we interne en externe netwerken onder¬scheiden.
|
|
|
Waartoe dient de omgevingskaart
|
Als basis voor een inventarisatie de verschillende belangen en invloeden van de verschillende belanghebbenden.
|
|
|
Hoe teken je een belang-invloedanalyse?
|
op de ene as de mate van invloed van de belanghebbenden op het project en op de andere as de invloed van het project op de belanghebbenden
|
