Ipma C 6.04 Informatie En Documentatie (Ncb 1.17)

Front 1

Wat wordt in het hoofdstuk Informatie en documentatie aangegeven?

Back 1

Op welke wijze informatie beheerd moet worden, teneinde verschillende belangengroepen op verschillende momenten in de tijd efficient en effectief te kunnen informeren.

Front 2

Wat is een ondersteunend instrument hierbij?

Back 2

Het opzetten van een projectdossier.

Front 3

Wat is de kerncompetentie binnen dit hoofdstuk?

Back 3

De competentie om effectief te kunnen rapporteren en documenteren in een project.

Front 4

Informatie.

Back 4

Betekenisvolle gegevens

Front 5

Document

Back 5

Een medium met daarin vastgestelde gegevens

Front 6

Documentatie

Back 6

Het materiaal waaruit men put.

Front 7

Onderscheid data en informatie

Back 7

Informatie bevat kennis die iemand bereikt. Data is een verzameling gegevens, ofwel feitelijkheden.

Front 8

Wat is een belangrijke functie van informatiebeheer?

Back 8

De juiste gegevens naar de juiste personen.

Front 9

Informatiebeheer heeft tot doel?

Back 9

- snel vinden documenten;
- duidelijk wat de geldige versie is;
- documenten worden verstrekt aan diegene die ze nodig heeft
- correcte grondslag voor latere reviews en audits.

Front 10

Informatiebeheer kent de volgende functies:

Back 10

- plannen
- identificeren, registreren en opslaan
- goedkeuren, wijzigen en distribueren
- statusverantwoording
- bewaken en bijsturen

Front 11

Plannen;

Back 11

Ervoor zorgen dat duidelijk is welke informatie waar en op welke wijze moet worden vastgelegd, en wie welke actie moet uitvoeren om de informatie te beheren

Front 12

identificeren, registreren en opslaan.

Back 12

Ervoor zorgen dat alle te beheren informatie eenduidig herkenbaar is, wordt vastgelegd en opgeslagen.

Front 13

Goedkeuren, wijzigen en distribueren.

Back 13

Ervoor zorgen dat alle te beheren informatie door de daartoe bevoegde personen wordt goedgekeurd, wordt gewijzigd en dat de informatie aan de juiste personen wordt gedistribueerd.

Front 14

Statusverantwoording.

Back 14

Ervoor zorgen dat de oorspronkelijk goedgekeurde versies bewaard blijven en niet worden vernietigd of overschreven.

Front 15

Bewaken en bijsturen.

Back 15

Ervoor zorgen dat de afspraken over informatiebeheer worden nagekomen.

Front 16

Wat omvat het informatieplan?

Back 16

- welke informatie waar en op welke wijze meot worden opgeslagen
- wie welke acie moet uitvoeren om de informatie te beheren

Front 17

Wat omvat het informatieplan (technisch):

Back 17

- het informatiesysteem
- de informatieprocedures
- de benodigde capaciteit en kosten.

Front 18

het informatiesysteem specificeert:

Back 18

- welke documenten wel/niet worden opgeslagen;
- (de)centraal opslaan
- welke informatie de doc. bevatten;
- opmaak en vorm doc.;
- de wijze waarop doc. worden geidentificeerd en geregistreerd.

Front 19

de informatieprocedures specificeren

Back 19

- wie verantwoordelijk is voor :
* identificeren
* registreren
* opslaan
e.d.

Front 20

Afspraken wie wat doen, kunnen we vastleggen in een?

Back 20

informatie-organisatiematrix (I/O Matrix)

Front 21

Wat noteren we in een I/O matrix?

Back 21

Wie welke informatietaken heeft en wie welke informatie ontvangt.

Front 22

De I/O matrix is een verbijzondering van?

Back 22

De projectverantwoordelijkhedenmatrix.

Front 23

Voor de identificatie van een document is het belangrijk dat hij een unieke code krijgt. Waar moet deze code aan voldoen?

Back 23

- projectcode
- code en soort document
- versienummer
- status
- archiefcode (waar het document is opgeslagen)
- datum opstellen document

Front 24

In projecten onderkennen we meestal een drietal vrijgavenniveaus:

Back 24

- werk projectmedewerker > goedgekeurd door teamleider;
- werk teamleider > goedgekeurd door PM
- werk PM > goedgekeurd door OG

Front 25

Ten minste bij iedere faseovergang moet het informatiebeheer worden geevalueerd en zo nodig bijgesteld:

Back 25

- houdt eenieder zich aan de afspraken?
- vraagt de gewijzigde situatie om nieuwe afspraken?
- zijn de huidige afspraken effectief?

Front 26

Wat is een specialistendocument?

Back 26

Een document dat tijdens het project wordt opgesteld om het eindresultaat te realiseren.

Front 27

Wat is een managementdocument?

Back 27

Een document dat tijdens het project wordt opgesteld om de realisatie van het projectresultaat te beheren.

Front 28

Wat is een veelgebruikte projectdossierstructuur?

Back 28

- managementdossier
* projectdossier
* fasedossiers
* kwaliteitsdossier
- specialistendossier