Arquivologia - Gestão De Documentos

Front 1

Política nacional de arquivos públicos e privados, Lei 8.159/91, estrutura:

Back 1

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), subordinado ao Arquivo Nacional, órgão central Sistema Nacional de Arquivos (SINAR)

Front 2

1ª Fase (Produção)

Back 2

Refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Otimiza-se a criação de documentos, evitando a produção daqueles não essenciais.
Ocorre na fase corrente.

Front 3

2ª Fase (Utilização)

Back 3

Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessário ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite. Além de controle por protocolo e atividades para classificação, organização e elaboração de instrumentos de recuperação de informação.
Ocorre na fase corrente e intermediária.

Front 4

3ª Fase (Avaliação e Destinação)

Back 4

Atividade de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou sejam, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Ocorre na fase corrente e intermediária.

Front 5

Diagnóstico

Back 5

Análise detalhada dos aspectos relacionados ao funcionamento do arquivo da instituição, de forma a identificar as falhas ou lacunas existentes, permitindo a a adoção de medidas que visem aumentar a eficiência do mesmo.

Front 6

Gestão de Documentos, Lei 8.159,91, art. 3º.

Back 6

Conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Front 7

Considera-se Arquivo, Art. 2º, Lei 8.159/91.

Back 7

Conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Front 8

Arquivos Públicos, art. 7º, Lei 8.159/91.

Back 8

Conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Além das entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Front 9

Arquivos Privados, art. 11º, Lei 8.159/91.

Back 9

Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Front 10

Fases básicas para Gestão de Documentos:

Back 10

Produção, Utilização e Destinação.
PUD

Front 11

Gestão de Arquivos Correntes

Back 11

Procedimentos de classificação, registro, autuação e controle da tramitação, expedição e arquivamento.
As unidades responsáveis por esses serviços são o Arquivo e o Protocolo, Arquivo de Comunicações administrativas e o serviço de comunicações.

Front 12

Gestão de Arquivos Intermediários

Back 12

Responsável pela guarda física de documentos de uso pouco freqüente.
Os documentos só devem ser aceitos para guarda intermediária quando for conhecido: Conteúdo; Prazo de Guarda e Data de Eliminação ou Recolhimento.

Front 13

Arquivamento

Back 13

Acondicionamento + Armazenamento
Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua preservação e acesso +
Ato ou efeito de guardar documentos em depósito.

Front 14

Método de Arquivamento Direito: diretamente no local onde está guardado, métodos:

Back 14

Alfabético;
Geográfico;
Dicionário; e
Enciclopédico.

Front 15

Método de Arquivamento Indireto: necessário consulta índice ou código de busca, entre os quais:

Back 15

Numérico simples;
Numérico cronológico
Numérico digito-terminal;
Decimal; e
Duplex.

Front 16

Quatro grupos distintos de atividades do Arquivo Permanente:

Back 16

Arranjo (reunião e ordenação dos documentos);
Descrição e Publicação (acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo);
Conservação (medidas de proteção aos documentos, do local e da guarda); e
Referência (política de acesso e uso dos documentos).