Arquivologia - Classificação, Valoração E Guarda

Front 1

Classificação quanto as entidades mantenedoras

Back 1

Arquivos públicos: mantidos por entidades de caráter público (arquivo do STJ, da prefeitura);
Arquivos privados: são aqueles mantidos por instituições de caráter privado (arquivos do Bradesco, Rede Globo)

Front 2

Classificação quanto a natureza dos documentos:

Back 2

Arquivo Especial: merece tratamento especial quanto a forma de armazenamento, registro, controle, tem sob sua guarda documentos de gêneros diferentes (documento em CD, em DVD, microfilme)
Arquivo Especializado: aquele que guarda documentos de determinado assunto específico, independente da forma física (arquivo médico, jornalístico)

Front 3

Classificação quanto ao estágio de sua evolução:

Back 3

Arquivo de primeira idade ou corrente: documentos em curso ou consultados frequentemente, tramitam bastante entre um setor e outro;
Arquivo de segunda idade ou intermediário: documentos que deixam de ser consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Limbo ou purgatório;
Arquivo de terceira idade ou permanente: documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental. Meios de conhecer o passado e sua evolução. Arquivado de forma definitiva.

Front 4

Valoração dos Documentos

Back 4

Administrativo ou Primário: Valor que o documento apresenta para o funcionamento da administração. O valor funcional perderá seu valor administrativo com o tempo;
Histórico ou Secundário: Uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados, passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação.

Front 5

Prazo para guarda, vinculado a quatro fatores:

Back 5

1. Frequência de uso;
2. Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição;
3. Existência de outras fontes com as mesmas informações (doc. recapitulativos);
4. Necessidade de guarda por precaução.

Front 6

Destinação final dos documentos, término do ciclo vital:

Back 6

Quando perde seu valor administrativo:
Eliminação: não tem valor histórico;ou
Guarda permanente: tiver valor histórico.

Front 7

Tabela de Temporalidade - elaborada por uma Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos, aprovada pela autoridade do órgão

Back 7

Avaliação dos documentos é que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária. Cada documento terá seu prazo próprio de acordo com o estabelecido pela Comissão.
ATENÇÃO: O arquivamento nas três fases não é condição obrigatória para todos os documentos. Na verdade, a única fase em todo documento, obrigatoriamente, deve passar, é a fase corrente, pois é nela que ele será criado.

Front 8

Situações pelas quais o documento pode passar

Back 8

1. Fase corrente --> Eliminação
2. Fase corrente --> Transferência Fase Intermediária --> Eliminação
3. Fase corrente --> Transferência Fase Intermediária --> Recolhimento Fase Permanente
4. Fase corrente --> Recolhimento Fase Permanente

Front 9

Localização dos Arquivos

Back 9

Setoriais: aqueles localizados nos próprios setores que produzem ou recebem os documentos, são essencialmente correntes;
Gerais ou Centrais: São os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos setores que integram a estrutura de uma instituição, funcionando como extensão.