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Arquivologia
O arquivo da instituição funcionará como guardião das informações ali existente.
Com o aparecimento da escrita, o volume de documentos criados foram se tornando cada vez maior e surgiu a necessidade de se criassem técnicas que permitissem organizar essa massa documental de forma a permitir a sua imediata localização quando necessária. A partir de então surgiram os primeiros arquivos.
Informação
Pode ser definida como ideia ou conhecimento.
Suporte
Meio físico, material no qual a informação é registrada. Ex.: Papel, CD, DVD, fita cassete, filme etc.
Documento
Informação + Suporte
Qualquer informação registrada em um suporte.
Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela própria instituição...
...podem também ser recebidos pela mesma.
Os documentos de arquivos podem ser registrados em qualquer suporte, denominado GÊNERO, a saber:
Textuais;
Iconográficos (registrada de forma estática, como: fotografias, negativos, desenhos etc);
Audiovisuais (documentos com som ou imagem);
Informáticos ou digitais (documentos que necessitam de um CPU (arquivo de editor de texto, MP3));
Cartográficos (representam uma área geográfica (maquete, globo));
Micrográficos (microfilmados em microformas (microfilmes e microfichas)).
Documento com característica de organicidade
Significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela instituição. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia de clara das atividades realizadas por aquele órgão.
Finalidades do Arquivo
1. GUARDA ordenada e eficiente dos documentos que circulam na instituição;
2. Garantir a PRESERVAÇÃO dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração a temperatura a umidade e demais aspectos que possam danificá-lo;
3. Atendimentos aos pedidos de consulta e desarquivamento de documento, PERMITINDO O ACESSO rapidamente à demanda pelas informações ali depositadas.
Distinção de Arquivo, Museu e Biblioteca
1. Arquivo: é o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituição ou pessoa, no exercício de sua atividade, preservados para garantir a consecução de seus objetivos - finalidade funcional. Podendo com o tempo adquirir finalidade cultural a partir do valor histórico.
2. Museu: é uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjunto de peças e objetos de valor cultural;
3. Biblioteca: é o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação - finalidade cultural. Diferente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição.
Os documentos podem ser classificados quanto a ESPÉCIE e TIPOLOGIA DOCUMENTAL:
Espécie é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as instituições possuem diversas espécies. Exemplo: ofício, memorando, declaração, certidão.
Tipologia Documental tipo de espécie. É a denominação que se dá quando reunimos determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer. Exemplo: Declaração de Imposto de Renda, Certidão de nascimento